בית המתנדב הוא מבנה של יחידת ההתנדבות בעיריית שדרות, שבו קבוצות וארגונים מקבלים חדר לפעילות. בעמוד הזה מוסבר אילו פרטים אנחנו מבקשים כשאתם מבקשים שיבוץ, למה, מי רואה אותם וכמה זמן הם נשמרים.
מי אחראי על המידע
את המערכת מפעילה יחידת ההתנדבות של עיריית שדרות. האחריות למידע שנאסף כאן היא של עיריית שדרות, ובלשון החוק: ״בעל השליטה במאגר המידע״.
פרטי הקשר לפניות בנושא פרטיות יתווספו לפני העלייה לאוויר.
אילו פרטים נאספים ולמה
אנחנו מבקשים רק מה שצריך כדי לשבץ את הפעילות ולהיות איתכם בקשר לגביה. לא נבקש תעודת זהות, כתובת מגורים או פרטים על המשתתפים. כשאתם שולחים בקשה:
- פרטי קשר: שם מלא, טלפון נייד ומייל. בעזרתם אנחנו מאשרים את הבקשה, שולחים לכם את הקישור האישי ואת העדכונים, ופונים אליכם אם משהו משתנה.
- פרטי הפעילות: שם הקבוצה או הארגון, מה הפעילות, מספר משתתפים משוער, המועד והחדר. בעזרתם אנחנו משבצים חדר מתאים ומכינים ליחידה דוח פעילות חודשי.
- אחראי/ת ביום הפעילות (לא חובה): שם וטלפון של מי שיהיה במבנה, אם זה לא אתם. כך נוכל להשיג אותו/ה ביום עצמו. אם מסרתם פרטים של אדם אחר, ספרו לו/לה על כך ועל העמוד הזה.
- אישור כללי הבית: השם שהקלדתם כחתימה, הגרסה של הכללים שאישרתם ומתי אישרתם.
- משוב אחרי הפעילות (לא חובה): מה שכתבתם בטופס המשוב. בעזרתו אנחנו מטפלים בתקלות ובחוסרים במבנה.
אין חובה חוקית למסור את הפרטים. המסירה תלויה ברצונכם ובהסכמתכם. בלי שם, נייד ומייל לא נוכל לטפל בבקשה, כי לא תהיה לנו דרך לאשר אותה ולשלוח לכם את הפרטים הדרושים לכניסה.
המיילים שנשלח לכם עוסקים רק בבקשה שלכם: קבלת הבקשה, אישור או שינוי, תזכורת יום לפני, בקשה למשוב אחרי הפעילות, והצעה להאריך סדרה שעומדת להסתיים. לא נשתמש בפרטים לפרסום או לדיוור, ולא נמכור אותם.
״שלחו לי שוב את הקישורים״: במייל שתקלידו שם אנחנו משתמשים רק כדי למצוא את הבקשות שנשלחו ממנו ולשלוח אליו את הקישורים.
נתונים טכניים: כדי להגן על הטפסים מתוכנות אוטומטיות ומהצפה, השרת סופר כמה בקשות הגיעו מכל כתובת IP. בבסיס הנתונים נשמר רק קוד שנגזר מהכתובת, שאי אפשר לשחזר ממנו את הכתובת עצמה, והוא נמחק אחרי יומיים. ספקי האחסון שלנו רושמים, כמו כל שרת, נתונים טכניים על הגישה לאתר (למשל כתובת IP וסוג הדפדפן) לזמן קצר, לצורכי אבטחה ותפעול. באתר אין פרסומות, ואין כלי מעקב או סטטיסטיקה.
מי רואה את הפרטים
- צוות יחידת ההתנדבות רואה את כל פרטי הבקשה, כדי לאשר אותה ולתאם איתכם. לממשק הצוות נכנסים רק עם שם משתמש וסיסמה אישיים, ורק מי שהצוות הוסיף יכול להיכנס. כל פעולה של הצוות נרשמת.
- בלוח הציבורי אין פרטים אישיים. שיבוץ מוצג בו כ״תפוס״, בלי שם הקבוצה, אלא אם צוות היחידה סימן את הקבוצה כגלויה. מעדיפים שהשם לא יופיע? ספרו לנו. בקשות שעוד ממתינות לאישור לא מופיעות בלוח בכלל.
- הקישור האישי שנשלח אליכם פותח את דף הבקשה שלכם, וכל מי שמחזיק בו יכול לראות את הבקשה ולבטל אותה. לכן העבירו אותו רק למי שצריך. הגיע הקישור למישהו אחר בטעות? פנו אלינו, ונבטל אותו ונשלח לכם קישור חדש. הפרטים הדרושים לכניסה למבנה מופיעים בדף רק כשיש מפגש מאושר.
- מי שמפתח ומתחזק את המערכת עבור היחידה ניגש לנתונים רק כשצריך: לתחזוקה, לאבטחה ולתיקון תקלות.
מסירה לגורמים אחרים
אנחנו לא מוכרים את הפרטים, ולא מוסרים אותם לאף אחד לשימוש שלו. כדי שהמערכת תעבוד, אנחנו נעזרים בכמה ספקי שירות שמעבדים את המידע בשבילנו, רק לפי ההוראות שלנו:
- Vercel מאחסנת את האתר ומריצה את השרת שלו.
- Supabase מספקת את בסיס הנתונים, שבו נשמרות הבקשות ופרטי הקשר.
- Resend שולחת את המיילים. היא מקבלת את כתובת המייל שלכם ואת תוכן המייל.
- Cloudflare מפעילה את בדיקת האבטחה בטפסים (Turnstile), שמוודאת שהבקשה נשלחה על ידי אדם, בלי פאזל. היא מקבלת מהדפדפן נתונים טכניים, כמו כתובת IP וסוג הדפדפן, ולא את הפרטים שמילאתם.
- Backblaze שומרת את הגיבוי הלילי. הגיבוי מוצפן עוד לפני שהוא יוצא מבסיס הנתונים, והספק לא יכול לקרוא אותו.
השרתים של הספקים האלה נמצאים מחוץ לישראל.
כשאתם בוחרים בכך: אם תשלחו לעצמכם את הקישור בוואטסאפ, או תפתחו ניווט ב-Waze או ב-Google Maps, המידע שתעבירו יגיע לשירותים האלה, לפי התנאים שלהם. גם צוות היחידה עשוי לפנות אליכם בוואטסאפ, למספר שמסרתם.
כשהחוק מחייב: נמסור מידע לרשות מוסמכת רק אם החוק מחייב אותנו לעשות זאת.
כמה זמן הפרטים נשמרים
שום דבר לא נשמר לנצח. כל בוקר המערכת מוחקת את מה שעבר את הזמן שלו:
- פרטי הקשר שלכם (השם, הנייד והמייל) והשיוך שלכם לקבוצה נמחקים שנתיים אחרי הפעילות האחרונה שלכם: הבקשה האחרונה ששלחתם או סוף המפגש האחרון שלכם, המאוחר מביניהם. כל מפגש נחשב, גם מפגש שבוטל.
- הפרטים האישיים של כל בקשה (האחראי/ת ביום הפעילות, השם שהקלדתם כחתימה ומה שכתבתם במשוב על תקלה) נמחקים שנתיים אחרי המפגש האחרון של אותה בקשה, גם אם אתם ממשיכים להזמין. אז גם הקישור האישי של הבקשה מפסיק לעבוד.
- בקשה שלא הגיעה לדוח (לא אושרה, פג תוקפה או בוטלה לפני שהוחלט עליה) נמחקת כולה שנתיים אחרי המפגש האחרון שלה.
- השיבוצים עצמם: כל חודש שהסתיים לפני יותר מ-36 חודשים נמחק בשלמותו, עם הבקשות, המפגשים, המשובים, הסגירות וההערות לדוח של אותו חודש.
- קבוצה שאין לה בקשות ואין לה אנשי קשר נמחקת אחרי שנתיים שלא נגעו בה.
- מה שנשאר עד אז: שם הקבוצה ונתונים לדוחות של היחידה, כמו כמה מפגשים היו, בכמה משתתפים ובאיזה חדר. בלי פרטים של אנשים.
- יומני הפעולות וההתחברות (מה השתנה במערכת ומתי, ומי נכנס לממשק הצוות) נשמרים 24 חודשים, כפי שתקנות אבטחת המידע מחייבות, ואז נמחקים.
- יומן המיילים שומר שמייל נשלח, אבל לא את התוכן שלו. כתובת הנמען נמחקת כשהמייל נשלח, או כשמפסיקים לנסות לשלוח אותו, והרשומה כולה נמחקת אחרי שנתיים.
- הנתונים להגנה מהצפה נמחקים אחרי יומיים.
- גיבויים: כל לילה נשמר גיבוי מוצפן, וכל גיבוי נמחק אחרי 37 יום. לכן פרט שנמחק מהמערכת עשוי להישאר עד 37 יום בגיבוי מוצפן. בגיבוי משתמשים רק כדי לשחזר את המערכת אחרי תקלה.
- מה שנשמר במכשיר שלכם נשאר בו עד שתמחקו אותו. ההסבר בסעיף הבא.
מה נשמר במכשיר שלכם
חלק מהמידע נשמר רק בדפדפן שלכם, כדי לחסוך לכם הקלדה. הוא לא נשלח אלינו.
- ״לזכור את הפרטים במכשיר הזה״: כשהאפשרות מסומנת (היא מסומנת מראש, ואפשר לבטל אותה), הדפדפן שומר את שם הקבוצה, השם, הנייד והמייל, כדי שבפעם הבאה לא תצטרכו להקליד אותם שוב. הבקשה נכנסת גם ל״הבקשות שלי״.
- ״הבקשות שלי״: רשימה של הבקשות ששלחתם מהמכשיר הזה, או ששמרתם בו מהדף האישי שלהן: הקישור האישי, התאריך והשעה. מי שמשתמש באותו מכשיר ובאותו דפדפן יכול לפתוח אותן. במכשיר משותף, כדאי לבטל את הסימון של ״לזכור את הפרטים במכשיר הזה״, או להסיר את הבקשות מהרשימה.
- טופס שלא הסתיים נשמר רק בלשונית הפתוחה, כדי שרענון של הדף לא ימחק את מה שמילאתם. הוא נמחק כשסוגרים את הלשונית או כששולחים את הבקשה.
- האתר במסך הבית: אם הוספתם את האתר למסך הבית, נשמרים במכשיר רק קובצי התצוגה (עיצוב, קוד וסמלים), כדי שייטען מהר. דפים עם פרטים, כמו דף הבקשה, לא נשמרים במכשיר אף פעם.
- עוגיות (Cookies): בעמודים הציבוריים האתר לא שומר עוגיות. עוגיות יש רק בכניסת הצוות.
כדי למחוק את מה שנשמר: ב״הבקשות שלי״ אפשר להסיר כל בקשה מהרשימה. כדי למחוק את הפרטים שנשמרו, בטלו את הסימון של ״לזכור את הפרטים במכשיר הזה״ בבקשה הבאה. אפשר גם למחוק את נתוני האתר בהגדרות הדפדפן.
לצוות היחידה
- הכניסה לממשק הצוות שומרת עוגיות התחברות מאובטחות, שקוד בדף לא יכול לקרוא. הן תקפות 400 יום ומתחדשות בשימוש.
- אם הפעלתם ״התראות לטלפון״, הדפדפן נרשם לשירות ההתראות של היצרן שלו (Apple, Google, Mozilla או Microsoft). בהתראה עצמה מופיעים מה קרה, היום והשעה, ושם הקבוצה רק אם הוא מוצג גם בלוח הציבורי. אין בה פרטי קשר, כי מסך הנעילה גלוי לכל מי שמחזיק בטלפון. אפשר לכבות את ההתראות בכל רגע, במסך ״התראות לטלפון״.
הזכויות שלכם ואיך פונים
לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ״א־1981, אתם יכולים:
- לעיין בפרטים שלכם שנשמרו אצלנו (סעיף 13 לחוק).
- לבקש לתקן או למחוק פרט שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן (סעיף 14 לחוק).
בנוסף, אפשר תמיד לבטל בקשה מהקישור האישי, ולבקש שלא נציג את שם הקבוצה בלוח הציבורי.
איך פונים: השיבו לאחד המיילים שקיבלתם מאיתנו. כדי שנוכל לוודא שהפרטים שלכם, כתבו מאיזה מייל ומאיזה נייד שלחתם את הבקשה.
לא קיבלתם מענה, או שאתם חושבים שהפרטיות שלכם נפגעה? אפשר לפנות גם לרשות להגנת הפרטיות במשרד המשפטים.
אבטחה
חלק מהקבוצות שנפגשות בבית המתנדב רגישות, ולכן שמירה על הפרטים חשובה לנו במיוחד. מה עשינו:
- החיבור לאתר תמיד מוצפן (HTTPS).
- הדפדפן לא ניגש לבסיס הנתונים ישירות. כל בקשה עוברת דרך השרת, וההרשאות נאכפות גם בבסיס הנתונים עצמו, כך שגם תקלה בשרת לא חושפת יותר ממה שמותר.
- הקישור האישי הוא קוד אקראי וארוך. אצלנו נשמר רק קוד שנגזר ממנו, ולא הקישור עצמו.
- הפרטים הדרושים לכניסה למבנה מוצגים רק לבקשה מאושרת, ולא נשלחים במייל.
- הכניסה לממשק הצוות בשם משתמש וסיסמה אישיים, וכל פעולה של הצוות נרשמת ביומן.
- הטפסים מוגנים מתוכנות אוטומטיות ומהצפה.
- הגיבוי הלילי מוצפן לפני שהוא יוצא מבסיס הנתונים.
אין מערכת שמוגנת לגמרי. מצאתם בעיית אבטחה? פרטי הקשר יתווספו לפני העלייה לאוויר.
עדכונים למדיניות
אם נשנה את המדיניות, נעדכן את העמוד הזה ואת התאריך בראשו.
